Đối với mỗi doanh nghiệp, không chỉ có quầy tiếp tân mà hầu như toàn bộ khu vực lối vào, sảnh ngồi đợi… đều đóng vai trò chuyển tiếp khí trong - ngoài, thu hút nội khí và tạo điểm nhấn quan trọng.

Một khu vực đón tiếp của công ty được bố trí sạch sẽ, niềm nở, thân thiện và đặc thù cho tính chất công ty sẽ luôn gây được thiện cảm nơi khách hàng và tạo không gian tích cực cho mọi người làm việc trong công ty đó.

Vì là đầu mối giao thông nên yếu tố trung hòa, thông suốt phải được đặt lên hàng đầu, đảm bảo cho mọi cuộc gặp mặt trang trọng hoặc thân tình, ngày cũng như đêm đều được sáng sủa, cởi mở. Cửa chính phải có chiều rộng tương xứng với toàn văn phòng. Nếu là tòa nhà đơn lẻ hay nhà phố thì cửa không được nhỏ quá gây nên sự chèn ép và lép vế của sảnh so với khối tích toàn nhà. Nếu là văn phòng đặt trong cao ốc thì cửa vào cần có trang trí phù hợp giúp nhận diện tức thời vị trí của công ty. Tránh những cánh cửa đặc đóng im ỉm và ngăn trở luồng di chuyển tự nhiên của khách, nhưng cũng không nên mở “thông thống” từ ngoài vào trong, nên chọn lựa chất liệu, màu sắc, đèn chiếu sáng… sao cho bộ cửa luôn là điểm thu hút và giúp khách dễ dàng ra vào, không gây va chạm, vướng víu.

Nếu khi bước vào mà thấy cửa chính thẳng hàng với cửa phụ hoặc cửa sổ phía sau của văn phòng thì nên đặt một số cây cảnh, bình phong để ngăn chặn dòng khí Trực xung này đi xuyên qua nội thất. Hợp lý hơn cả là từ văn phòng bước vào nên “chạm mặt” quầy tiếp tân và logo, bảng hiệu… của công ty như một mảng trang trí nổi bật và đóng vai trò kết nối, thông tin cho khách ngầm biết rằng: “Phía sau sảnh này là hoạt động nội bộ, phía trước là bộ mặt đối ngoại của công ty chúng tôi, hân hoan chào đón bạn!”.

Góc tiếp khách là vị trí cốt yếu nhưng tránh đặt quá gần hoặc trực diện lối vào chính, vì dễ gây “rối” các hoạt động ở đây. Tốt nhất là bàn tiếp khách ở trong tầm kiểm soát của nhân viên tiếp tân và là một góc chờ đợi, thư giãn nhẹ nhàng, thậm chí ngay cả khi có khách thì cuộc trò chuyện tại bàn này không cản trở, ảnh hưởng đến các giao dịch khác diễn ra tại cửa chính và quầy tiếp tân. Không gian quầy tiếp tân cần được bố trí sao cho cân bằng giữa yếu tố “tốt khoe xấu che” và chuyện tập trung vào công việc của nhân viên. Cho nên ngoài các trang trí mang tính nổi bật thì quầy tiếp tân vẫn phải là một hệ thống bàn làm việc với tổng đài điện thoại, máy tính, tủ hồ sơ… bố trí ngăn nắp gọn gàng.

Luồng khí ở khu vực sảnh tiếp đón chịu ảnh hưởng của sự đi lại nội bộ cũng như từ bên ngoài vào, do đó nên bố trí sảnh tiếp đón vừa đủ dùng. Cây xanh và những vật trang trí có nước đóng vai trò khá quan trọng vì mang tính kết nối, lưu chuyển và kích hoạt nguồn khí. Nếu không thể đặt hồ nước và cây cối thì những tấm gương hay kính sẽ trợ giúp vai trò phản chiếu xung khí từ ngoài vào và nhân rộng không gian, tăng cường ánh sáng hơn cho sánh tiếp đón.